FIZIČKO ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE - UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA
Fizičko arhiviranje dokumentacije zahtijeva efikasnu organizaciju i promišljenu metodologiju, praćenu solidnim resursima. Savjetuje se da kontaktirate profesionalca koji će vam pomoći da razvijete i implementirate svoje procese upravljanja fizičkim dokumentima i arhiviranja.
Možemo vam efikasno i dugoročno pomoći u upravljanju vašim arhivama.
Outsourcing u upravljanju vašim fizičkim dokumentima će vam omogućiti da uštedite vrijeme i prostor i povećate efikasnost, a da pritom ostanete potpuno sigurni.
Štaviše, naši procesi vam garantuju potpunu sledljivost vaših fizičkih dokumenata. Upravljanje i čuvanje dokumenata je profesija za sebe koja zahtijeva specijalizovane vještine i stručnost, uključujući arhivsku, organizacionu, logističku, IT, regulativu ili iz oblasti nekretnina.
Pružamo kompletan asortiman usluga arhiviranja dokumentacije, upravljanje životnim ciklusom arhive vaših dokumenata, od digitalizacije i skladištenja do uništenja. Rješenje po principu ključ u ruke koje će koristiti vašem poslovanju.
Pogledajte takođe: 8 razloga zašto je upravljanje dokumentacijom neophodno za vlasnike preduzeća
Pogledajte takođe: Zašto biste sada trebali razmotriti upravljanje dokumentacijom
Pogledajte takođe: Istorija riječi – Arhiviranje
Pogledajte takođe: Fizičko ili digitalno upravljanje dokumentacijom: Kako odabrati?
Upravljanje fizičkim dokumentima od A do Ž
AGS Records Management može garantovati pojednostavljene procese, lak pristup i sigurnost vaših dokumenata
PRIKUPLJANJE/IMPLEMENTACIJA DOKUMENTA
Prenos i rukovanje
- Usklađivanje logističkih i ljudskih resursa na osnovu vaših prostorija i potreba
Sortiranje, inventarizacija i pakovanje dokumenata u kutije
- Klasifikacija prema definisanoj klasifikacionoj matrici
- Pakovanje u kutije prilagođene vašim dokumentima
- Jedinstvena dodjela bar koda za svaki dokument
Snimanje podataka
- Obrada inventara
- Integracija u našu bazu podataka
- Omogućavanje online pristup inventaru
Naše rješenje nudi automatsku ili poluautomatsku kontrolu i mogućnost statističke analize da li brief odgovara pruženoj usluzi.
SIGURNO SKLADIŠTENJE DOKUMENTACIJE
Način skladištenja
- Skladištenje upakovane dokumentacije na metalnim policama
Zagarantovana sigurnost
- Detekcija i zaštita od upada i požara
- Redovna fumigacija i tretman protiv štetočina
- Sigurnosne instalacije provjerene od strane akreditovanih kompanija
- Nasumična lokacija kutija
Povjerljivost
- Anonimnost evidencije klijenata
- Sistem upravljanja pristupom
Mogućnost instalacije skladišta za fizičko arhiviranje u vašim prostorijama.
USLUGE ARHIVIRANJA DOKUMENTACIJE
Pristup i administrativna obrada
- Web-interfejs koji vam omogućava da upravljate svojom dokumentacijom
- Personalizovani nivoi pristupa za vaše zaposlene
Komunikacija
- Brzi prenos koji je prilagođen vašim zahtjevima i radnim tokovima
- Dostava fizičkih ili digitalnih dokumenata
- On-line zahtjevi putem naše web stranice
AGS Records Management vam nudi uslugu skeniranja dokumenata.
UNIŠTAVANJE POVJERLJIVIH DOKUMENATA
Uništavanje dokumentacije odnosi se na dokumente čiji je zakonski rok čuvanja istekao ili na povjerljive dokumente koje je potrebno usitniti.
Predložena su različita rješenja:
- Reciklaža
- Brušenje ili sabijanje
Što podrazumijeva:
- Ovlašćenje za uništavanje od strane ovlašćenih lica
- Izdata potvrda o uništenju